El valor real de un entregable

El Mundo Interno de las Organizaciones

¿Para qué sirve un entregable de un proyecto, realmente? ¿Te has cuestionado eso alguna vez? Los consultores de empresas hemos vivido influenciados por ese concepto todo el tiempo, pero también aplica para cualquier ejecutivo. Afortunadamente en los últimos años eso se ha flexibilizado en muchas empresas que han comprendido que el valor del trabajo no siempre se puede reflejar en un documento y, por el contrario, su elaboración puede desviar el tiempo y energía de una persona y con ello, impactar negativamente en su desempeño.

Un entregable es un producto tangible que se produce o se desarrolla como parte de nuestro trabajo. En la mayoría de las ocasiones es algo que se debe realizar de manera natural como parte de la esencia misma del trabajo; por ejemplo, al planear una estrategia comercial seguramente terminaremos por documentarla en una presentación; o para capacitar a un equipo, claro que tendremos que generar algún tipo de material o presentación.

La mayor parte de nuestro trabajo quedará plasmado en algún documento o presentación que entregamos a nuestro jefe o a un cliente; sin embargo, estos documentos –a los que podemos denominar “entregables” — no siempre reflejan exactamente la calidad y efectividad del trabajo realizado. Una excelente presentación, muy bien estructurada y completa, que contiene datos y cifras sobre el comportamiento del mercado, no significa necesariamente que quienes la revisaron y analizaron, la interpretaron de manera adecuada y con base en esa información diseñaron la mejor estrategia comercial posible; viceversa, un documento muy pobre no necesariamente significa que debemos demeritar el trabajo realizado por quienes la utilizaron y para quienes, independientemente de la presentación, la estrategia diseñada pudo ser super exitosa.

Durante los primeros quince años – de mis poco más de 25 años como consultor de empresas–, la mayoría de mis clientes puso muchísimo énfasis en la elaboración de entregables, al punto que en lugar de usar consultores parecía que contrataban escribanos. En la mayoría de esos clientes, no les importaba mucho el resultado real del trabajo ni el impacto en los resultados de la empresa, solo les interesaba que se generarán carpetas y carpetas con la documentación y evidencia del trabajo que se había hecho, para justificar el pago. Si, por ejemplo, contrataban a un consultor para hacer una reingeniería, se le medía y pagaba con base en el tamaño y calidad de sus entregables en lugar de valorar el grado de eficiencia que se había alcanzado al modificar la manera de trabajar de las personas en la empresa.

Los concursos y contratos de servicios con empresas de consultoría se definían y negociaban, no con base en los resultados e impacto que el proyecto debería generar en la empresa sino en el número y características de los documentos que se deberían elaborar a lo largo de los proyectos. Por esa razón, las firmas de consultoría tuvieron que dimensionar los proyectos a partir de la cantidad de trabajo que se debía realizar para elaborar más y mejores entregables, en lugar de pensar en el nivel de consultores que se debía tener para lograr los resultados y el impacto de negocio que el cliente realmente buscaba.

Los consultores jóvenes se fueron formando para aprender y desarrollar habilidades de cómo hacer mejores entregables cada vez más rápido, ya que terminar un entregables en el menor tiempo posible significaba ahorros para las firmas de consultoría y tranquilidad para los clientes a cargo de los proyectos. El problema es que ni los consultores ni los clientes buscaron formarse en aprender y desarrollar mejores habilidades para analizar y mejorar los resultados del negocio.

En mi opinión, los entregables deben ser los documentos que se deriven del trabajo y solo eso. No deben absorber ni el tiempo, talento o energía de los participantes en un proyecto cuya responsabilidad real radica en impactar el desempeño de la empresa, y sus resultados de negocio para adaptarla al mundo tan cambiante de hoy.

Afortunadamente, en los últimos 10 años de mi carrera profesional he podido observar cómo esta práctica ha ido evolucionando. Si bien por ahí todavía quedan muchas empresas o ejecutivos que se aferran a darle más importancia al entregable que al resultado del trabajo en sí, la mayoría ha podido comprender que el resultado real de un trabajo está en el impacto que tiene en los resultados de negocio y no en el peso físico o de almacenaje en disco de un documento.

Hoy, bajo la nueva normalidad donde el trabajo a distancia o híbrido debe evaluarse con base en resultados, asegúrate que los resultados no se midan por el peso de los documentos y archivos que se generan, sino en el tipo de logros reales derivados de la función y responsabilidad de cada persona.