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Gerardo Medina Romero

Confirmar el entendimiento es simple pero poderoso

Gerardo Medina Romero

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El Mundo Interno de las Organizaciones

Hace 30 años me encontraba estudiando la mitad de la Licenciatura en Ciencias de la Comunicación cuando conocí el famoso modelo de emisor, mensaje, receptor y retroalimentación. En aquel entonces no terminaba de comprender el último de esos elementos e incluso me parecía algo puramente teórico, ya que pensaba que en la práctica, los seres humanos lo primero que aprendemos es a comunicarnos de manera instintiva así que no necesitábamos teorizar sobre algo que todo el mundo sabía hacer.

Más de 25 años de trabajo después, no he parado de confirmar que los seres humanos nunca terminamos de aprender a comunicarnos. La comunicación es crítica para ser efectivos en el trabajo que desempeñamos y para el funcionamiento adecuado de una organización, y ese famoso componente llamado “retroalimentación” que en su momento desprecié, resulta que es en realidad la clave para una buena comunicación que lamentablemente pocos utilizan de manera adecuada.

No me refiero a la retroalimentación que un jefe le da a su subordinado con relación a su desempeño, me refiero al hábito de confirmar el entendimiento. 

Comunicación, se compone de las palabras “común” y “acción”, y significa “la acción de poner en común”, por lo que resulta indispensable para que se logre la comunicación, confirmar que el mensaje se recibió y que existe un entendimiento común.

Las organizaciones son un conjunto de personas interactuando todos los días para lograr un objetivo común. Primera pregunta: ¿realmente todos tienen un objetivo en común?, la respuesta según mi experiencia es no, cada persona tiene una interpretación particular de lo que se debe lograr. Segunda pregunta: ¿las conversaciones para coordinar acciones son efectivas?, nuevamente la respuesta es no, las personas que hacen peticiones no se aseguran de que la otra persona haya entendido lo que se pidió y todas las condiciones de satisfacción de dicha petición, por su parte la persona que acepta ejecutar lo que se le pide, generalmente nunca se preocupa por confirmar su entendimiento y verificar si es capaz de cumplir con todas las condiciones, antes de decir que sí.

Ante estos problemas, las organizaciones han creado áreas o departamentos de comunicación, que la mayoría de las veces piensan que su trabajo es hacer los comunicados corporativos o administrar los medios internos de comunicación, pero nunca se observan como los responsables de implementar las acciones para mejorar la capacidad comunicativa de la organización.

Cuando hablo de capacidad, me refiero por una parte a construir y gestionar la infraestructura necesaria con los procesos, políticas, herramientas, medios y espacios adecuados para que el personal mantenga conversaciones efectivas que coordinen acciones de valor para el buen desempeño de la organización. También deberían ser responsables de impulsar el desarrollo de prácticas que permitan desarrollar entre el personal las competencias para comunicarse y coordinarse de una mejor manera.

El canal más importante y efectivo de comunicación en cualquier organización es la propia estructura organizacional, es el jefe el responsable de transmitir y asegurar en su equipo de trabajo el entendimiento adecuado de los objetivos y estrategias a seguir, es el responsable de crear los espacios y promover las prácticas para que los miembros de su equipo se comuniquen adecuadamente entre sí y con el resto de las áreas de la organización y finalmente son los responsables de abrir los canales para que la voz de los empleados fluya hacia los niveles adecuados de la organización.

Sin embargo en mi opinión, el único responsable de que la comunicación sea efectiva no es ni el área de comunicación ni los jefes, sino cada uno de nosotros. Dejemos de culpar a los demás por nuestras fallas en la comunicación y comencemos a utilizar con mayor frecuencia hasta hacerlo un hábito, ese componente tan despreciado por años pero tan útil que es: la retroalimentación.

Siempre que hagas una petición, asegúrate de explicar todo el detalle de lo que necesitas y verifica después que la otra persona te entendió perfectamente, no asumas. Si te hacen a ti una petición, repite a quién te la hizo para confirmar que entendiste lo que quiere y sobre todo, las condiciones de cuándo lo necesita, cómo lo necesita y con qué características, no asumas.

Con esta simple práctica, te sorprenderás cómo mejora tu nivel de efectividad en las interacciones con tus compañeros, pero además, estarás haciéndote cargo de la responsabilidad que tienes de comunicarte efectivamente, porque si no lo haces, no tendrás el derecho de reclamarle al mundo, el porqué no te entiende.



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Gerardo Medina Romero

Algunas industrias han muerto pero otras están naciendo

Gerardo Medina Romero

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El Mundo Interno de las Organizaciones

Las empresas nacen con el propósito de satisfacer una necesidad en su entorno a través de la oferta de productos y/o servicios con determinadas características. A lo largo del tiempo, las necesidades van cambiando y las empresas deben evolucionar su oferta para adaptarla al mercado.

Si bien algunos productos y servicios pueden cambiar y mantenerse más tiempo en el mercado, otros terminan por desaparecer al no tener ya hacia dónde evolucionar, ni necesidades que satisfacer.

El problema es cuando la empresa no es capaz de innovar su oferta a la par de la evolución del entorno y termina no solo por descontinuar un producto o servicio, sino cerrando y desapareciendo.

En esta evolución constante de la humanidad, también llega el momento en que no solo una empresa tiene que cerrar sus puertas sino que toda una industria se encuentra ante un mundo que ya no requiere ni de sus productos o servicios, por lo cual la industria o sector industrial termina por desaparecer.

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Así es la ley de la vida y de la evolución; por supuesto que las empresas no están exentas. Sin embargo, generalmente había sucedido de manera paulatina, dando oportunidad para que algunas empresas cambiaran de giro y entraran a otras industrias y así lograr sobrevivir.

Ante los cambios profundos que ha sufrido el mundo a raíz de la pandemia, las necesidades se han modificado de un año al otro de manera dramática, aunque algunos todavía piensan que es algo temporal. La realidad es que los cambios son permanentes y en mi opinión –como lo comenté la semana anterior– debemos reconocer de una vez que no solo algunas empresas sino algunas industrias han muerto ya, aún y cuando sigan operando.

Lo primero que tienes que hacer es reconocer que el mundo ya cambió y no dará marcha atrás aún y cuando se logre la inmunidad ante el covid19. Las cosas no volverán a ser como antes.

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Ya comentaba el caso de los ecosistemas alrededor de las zonas de oficinas corporativas y toda la economía que giraba a su alrededor que, en mi opinión, ya desapareció para no regresar. Todas las empresas que daban servicios corporativos — inmobiliarias, seguridad privada, limpieza, mensajería, transporte, alimentos y todos los negocios aledaños– deberán entender que el mundo cambió y tratar de encontrar un nuevo enfoque para sus negocios o reconocer entonces que todo se acabó.

Aferrarse a algo, por muchos años que nos haya costado construirlo, no tiene sentido.

Pero, así como algunas industrias están viviendo sus últimos meses de vida, muchas otras están naciendo o por nacer en el mismo período. Si analizamos con detenimiento la nueva realidad e identificamos en ella las nuevas necesidades en el corto plazo, podremos encontrar también nuevas oportunidades para reenfocar nuestros esfuerzos.

La gente trabajará desde casa la mayor parte del tiempo. Entonces, ¿qué nuevas necesidades tendrán de productos y servicios? Los empleadores se han dado cuenta de que ya no importa dónde trabaja el talento y, por lo tanto, el mercado laboral se abre no solo a nivel nacional sino incluso a nivel mundial. Hay que preguntarse: ¿Qué nuevos productos y servicios van a necesitar esas empresas para reclutar y gestionar personal en cualquier parte del mundo?

La manera de interactuar entre compañeros de trabajo ha cambiado: ¿Qué nuevos mecanismos tendrán las personas para satisfacer sus necesidades sociales? Y así, podríamos seguir identificando cambios en el entorno, producto de las nuevas necesidades, con lo cual se requerirán de la oferta de productos y servicios nuevos, que alguien tiene que satisfacer.

Si tienes la suerte de continuar en tu trabajo actual, no importa la industria en la que te desarrolles, debes identificar lo antes posible el impacto del cambio que ha sufrido. Algunas deberán cambiar menos, otras radicalmente y algunas reconocer que fue todo. Identifica los cambios que debes implementar y prepárate para esta nueva realidad; haz los cambios necesarios en tu trabajo y/o en tu empresa, o identifica alguna oportunidad nueva y enfócate con todo para ser de los pioneros de esas nuevas industrias que están naciendo.

Vivamos el duelo del mundo organizacional tal como lo conocíamos y reconozcamos los nuevos paradigmas sobre los que construiremos el nuevo. Algunas industrias morirán, sí, pero muchas otras están naciendo y seguramente necesitarán de tu talento, experiencia, creatividad y energía para crecer.

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Gerardo Medina Romero

2021: ¡Adiós a la vida Godín!

Gerardo Medina Romero

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El Mundo Interno de las Organizaciones

Finalmente termina 2020, el cual sin duda será recordado como un parteaguas en la historia de la administración moderna ya que provocó cambios profundos en los modelos de trabajo tradicionales. ¿Cuáles de éstos serán permanentes y cuáles temporales mientras la pandemia siga sin control? Existen muchas especulaciones al respecto y cada quién habla a partir de lo que vive en su propia empresa e industria; sin embargo, me parece que todavía no estamos en el momento de tener claridad a este respecto.

Desde mi perspectiva, el cambio más significativo lo estaremos viviendo en la dinámica de las zonas donde se concentraba la mayor cantidad de oficinas y corporativos, las famosas zonas conocidas como “Godín” en México. Esos lugares en los que, de lunes a viernes, la vida giraba alrededor de los empleados de oficina todo un ecosistema alterno alrededor de estas. Los “gyms” que abrían desde las 4 de la mañana para aquellos que querían evitar el tráfico, los cafés mañaneros antes de llegar a la oficina, los puestos para lustrar el calzado, los famosos “viene-viene” que apartaban tu lugar de estacionamiento o el acceso a la pensión, a menos que fueras ejecutivo de alto rango y alcanzaras lugar en el mismo edificio de oficinas.

El transporte público, desde las estaciones del metro cercanas, los microbuses, las rondas con compañeros de oficina o vecinos que coincidían en el mismo rumbo. ¿Qué tal los puestos de comida para el almuerzo mañanero? ¿y los puestos de golosinas para el snack o “el cigarrito” con el que se actualizaban los chismes de la oficina?

Luego venía la hora de comida: “¿Qué nos toca hoy?”. Estaban los puestos callejeros, los restaurantes de comida corrida, la comida rápida de los centros comerciales cercanos y de ahí subiendo de rango hasta los restaurantes de gran lujo para tratar de cerrar algún negocio o simplemente para demostrar el estatus que se había logrado ganar en el escalafón organizacional. De regreso a la oficina pasar por otro “cafecito”, ¿por qué no? Las filas en los edificios para subir al elevador y los gafetes para el acceso y control para regresar a las oficinas. De ahí, a esperar la hora de salida o hacer tiempo para ahorrar nuevamente algo de tráfico y así todos los días.

En el 2020, hemos tenido que dejar guardados todos esos recuerdos así como nuestro guarda ropa con el que solíamos competir también con nuestros compañeros y vecinos de oficina, para substituirlos con ropa cómoda para trabajar desde casa, comida casera, videoconferencias y chats. Una jornada laboral que pareciera no tener principio ni fin, pero asimilando una nueva manera de interactuar y de lograr los mismos o incluso hasta mejores resultados.

Sin duda muchas cosas ya no regresarán y se quedarán en el recuerdo de una época que será recordada en la historia de la administración moderna, pero que será substituida por una nueva realidad.

Estamos construyendo la nueva manera de trabajar en el mundo interno de las organizaciones. Muchas industrias cambiarán y otras desaparecerán para dar cabida a nuevas que nacerán para satisfacer las nuevas necesidades que están surgiendo con todos estos cambios. La vida encuentra su camino: esa es la bionomía organizacional.

Las organizaciones evolucionan y hallan la manera de adaptarse a su nuevo entorno. Con ayuda o sin ella, la vida organizacional en el 2021 será completamente distinta a como fue en el 2020 y ni se diga a como era del 2019 para atrás.

Sin ser todavía completamente conscientes de ello, los seres organizacionales hemos evolucionado de manera significativa en tan solo unos cuantos meses. El cambio forma parte inherente de cualquier persona que trabaja en una organización sin importar su edad o la generación a la que pertenezca. No existen frenos mentales para aferrarse a un pasado que no regresará.

Abracemos con entusiasmo y alegría el inicio de un nuevo ciclo que nos está tocando vivir y del cuál estamos siendo arquitectos y constructores. Una nueva etapa en la historia del mundo organizacional que se recordará en años venideros. La responsabilidad de que sea mucho mejor que todo lo que conocíamos con anterioridad es completamente nuestra y comienza con cada uno de nosotros. Sí, comienza por ti y también es tu responsabilidad.

Bienvenido 2021 para el mundo interno de las organizaciones. Adiós a la vida Godín. Feliz año.

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emc

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