Las juntas de avance no son para quedar bien

Casi en cada organización donde existe un proyecto interno, existen reuniones semanales de revisión de avances. Digo casi en todos los casos, porque hay algunas organizaciones que ejecutan proyectos sin darles seguimiento, pero de eso hablaré en otro momento.

He visto infinidad de veces cómo estas juntas solo sirven para perder tiempo en recabar, preparar, manipular y maquillar la información que se debe presentar y perder otro tanto de tiempo en participar y escuchar a todos pasar y presentar sus avances, como si el objetivo de las mismas fuera presumir o justificar lo mucho que se trabaja.

Esas juntas parecen el momento en que los jefes se sientan a escuchar a “que les informen”, como si su rol fuera tan solo sentarse a “escuchar y juzgar”, mientras que el resto del equipo, compite para ver quién hizo más actividades y por supuesto evitar a toda costa mostrar las actividades retrasadas.

Se muestran, a manera de “riesgos”, problemas que ya se presentaron y que ya se resolvieron, solo para presumir las acciones que se tomaron. Por cierto, un riesgo es algo que puede pasar, y las acciones que se deben tomar son para evitar que pase, no para solucionarlo cuando ya pasó, pero en fin.

De verdad, me parece que no hay nada más patético que ver cómo la gente trata de presumir, quedar bien y evitar mostrar lo que va mal, y tan solo esperar el visto bueno de los jefes. Me ha tocado presenciar peleas entre los miembros del equipo que preparan su presentación de avance, porque unos quieren avisar de algún problema y pedir apoyo de los directivos, mientras que otros buscan solo mostrar lo bueno, ocultar lo que va mal y luego tratar de resolverlo por sí mismos.

En mi opinión, es muy importante entender que existen roles en los proyectos, y desde el Director General y hasta la persona que coordina la logística de una sala de juntas, todos son fundamentales y todos tienen responsabilidades que solo ellos pueden cumplir. El líder que piensa que nunca debe escalar nada ni pedir apoyo a su jefe, porque para eso lo asignaron y debe resolver todo como pueda, está muy equivocado.

De la misma forma, el jefe que piensa que si su gente le escala algún tema significa que no están haciendo bien su trabajo, también se equivoca. 

Hay acciones que debe ejecutar el Director General, porque es lo más adecuado y efectivo para el proyecto, por lo tanto debe pelear esas batallas asumiendo su responsabilidad.

El Director o Directora del área a cargo del proyecto, debe saber hacer peticiones de apoyo o participación al Director General y a los otros Directores, así como asumir las actividades que le corresponde ejecutar a él o ella a manera de las batallas que debe pelear y no esperar que su líder resuelva todo.

Así, un buen líder debe saber qué acciones debe ejecutar y qué acciones debe solicitarle a su jefe o a otros directivos, en pro de lo que requiere el avance del proyecto.

Cada nivel de la organización tiene una responsabilidad en un proyecto interno y ninguna de ellas es solamente “sentarse a escuchar los avances”, todas deben ser responsabilidades de acción en pro de lograr avanzar en las actividades del proyecto y alcanzar los resultados.

Así, las juntas de revisión de avance semanal, deben ser justamente para eso, para revisar lo que no está fluyendo correctamente en el proyecto y definir las acciones a realizar y hacer las peticiones adecuadas al nivel que corresponda, establecer compromisos con fechas de esas acciones y darle seguimiento a los mismos.

Las juntas de avance no son para presentar todo lo que se hizo y todo lo que se hará, con un porcentaje de avance en verde, amarillo o rojo. A nadie le interesa saber lo que se hizo, pero a todos debería interesarle saber lo que no se logró, lar razón, lo que se debe hacer y quién lo debería hacer para resolverlo.

Más allá de lo que digan los estándares nacionales o internacionales en materia de administración de proyectos con relación a las reuniones semanales de avance, debemos utilizar la lógica para comprender el sentido de una reunión y evitar perder tiempo y hacer perder tiempo valioso a los demás para preparar y para participar en una junta que debería ser ágil y efectiva.

Es mejor dedicar ese tiempo al proyecto que ha preparar una presentación para tratar de quedar bien con los jefes.

Si eres responsable de algún proyecto y tu equipo solo te muestra lo que hicieron y no muestra lo que no está caminando para hacerte peticiones, el proyecto no terminará bien, no se logrará el objetivo, la organización habrá gastado muchísimos recursos de tiempo y dinero y seguramente no obtendrá los beneficios esperados, pero eso sí, quizá los líderes del proyecto serán premiados por quitarle trabajo a sus jefes.

Sugerencias y comentarios en Twitter: @gemedinaro