¿Por qué no hacemos un Onboarding adecuado?

El Mundo Interno de las Organizaciones

Por: Gerardo Medina Romero

Algo que todas las empresas hacen, sin importar su tamaño o giro, es contratar e incorporar nuevo personal para cubrir alguna función; sin embargo, pocos lo hacen de la manera correcta. Pareciera algo de poca importancia que, en el mejor de los casos, se delega a personas poco experimentadas del área de Capital Humano. Sin embargo, en mi opinión resulta todo un proceso que debe ser diseñado y ejecutado de manera adecuada, y que marca el inicio de una relación que puede ser productiva o desastrosa, para ambas partes.

El onboarding es mucho más allá que una simple contratación, incluso mucho es diferente a lo que puede ser una buena inducción, es una serie de actividades que aseguran una integración completa para que el nuevo talento pueda comenzar a ser productivo en el menor tiempo posible. Pero ¿cuál es la principal razón de tener procesos de onboarding tan poco efectivos?

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Lo primero que he podido observar a lo largo de mi carrera profesional es que los directivos y ejecutivos no le dan importancia a ese proceso y por lo tanto no se involucran en él, ni si quiera se aseguran de que el área de capital humano se preocupe por diseñar y ejecutar al menos una buena inducción para el nuevo personal.

Sin embargo, la principal razón de fondo que he detectado para no tener un buen proceso de onboarding es sencillamente porque no hay en la organización la información ni las definiciones para hacerlo. ¿A qué voy? A que el objetivo de un buen proceso de onboarding es en primer lugar, que el nuevo colaborador conozca información básica de la empresa, es decir, ¿a qué se dedica?, ¿cuál es su misión y visión?, ¿cuál es la estrategia de negocios a mediano y largo plazo?, ¿cuáles son los productos y servicios y cuáles son sus diferenciales en el mercado?  Parece increíble, pero una gran cantidad de pequeñas y medianas empresas, e incluso muchas empresas grandes, no tienen una misión, una visión ni un plan estratégico que puedan compartir con sus colaboradores, ni nuevos ni viejos. La carencia de esta información no favorece el sentido de pertenencia ni la lealtad del nuevo colaborador hacia con la empresa.

También como parte del onboarding se debe entregar toda la información básica de pagos, las políticas que deberá seguir como parte de la empresa, los recursos con los que contará para desempeñar su trabajo y los procedimientos para obtenerlos. Lamentablemente en muchas empresas, no existen definiciones de todas las políticas ni todos los procedimientos para que se puedan compartir, y al no tenerse, las sorpresas más adelante pueden generar malentendidos y conflictos importantes entre el colaborador y la empresa.

Cuando llega el momento de explicarle al nuevo colaborador las funciones del área en la que se incorpora, así como la descripción de su puesto, sus funciones y responsabilidades, volvemos a caer en que pocas empresas tienen esta información actualizada y en muchos casos ni siquiera la han definido. Es por ello que la gente se integra sin saber claramente cuál es su rol y responsabilidades, cuál es el de los demás y sobre todo los indicadores con los cuales se le va a evaluar.

Finalmente, la integración a su área con su jefe y su equipo de trabajo debería requerir también una claridad sobre los proyectos en marcha, metas y objetivos sobre las que se está trabajando y el estatus del resto de los asuntos en proceso. También debería incluir la capacitación sobre las herramientas y equipos que deberá utilizar así como las políticas, procedimientos y criterios bajo los que deberá ejecutar sus funciones. Lamentablemente en muchos casos nadie, ni siquiera su jefe inmediato, tiene claridad de muchos de esos temas.

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Esta es la principal razón por la cual la mayor parte del personal tiene que adivinar, asumir o improvisar lo que debe hacer para cumplir las peticiones de su jefe, según su sentido común y su preparación previa. Es por eso que muchos nuevos ejecutivos llegan a tratar de inventar algo que ya se hizo o a modificar lo que se viene haciendo solo para imprimir su sello personal, y esto termina generando altos costos para la organización.

Darle la prioridad, la preparación y el tiempo necesario para llevar a cabo un buen proceso de onboarding para cada colaborador de nuevo ingreso nos permitirá capitalizar lo antes posible su aportación a los resultados de la empresa pero, lo más importante, nos forzará a sentarnos a definir y documentar todas las indefiniciones para que todos los colaboradores de la organización puedan hacer mejor su trabajo e impactar positivamente los resultados de negocio.