Haz lo que debes, no solo lo que tienes

El Mundo Interno de las Organizaciones

Hace algunos años, un cliente me platicó que no encontraba la manera de hacer que el personal utilizara la herramienta que habían comprado como base de conocimientos, que nadie subía información y mucho menos la consultaban. Llegó al extremo de comprar contenido y subirlo a esa herramienta para intentar llamar la atención de la gente, y ni así se utilizó.

En otra ocasión, escuché a un cliente quejarse que, a pesar de la cantidad de opciones para capacitarse que su equipo tenía en la plataforma de e-learning de la empresa, pocos se inscribían a tomar cursos. Recientemente escuché cómo la gente de una compañía termina por ignorar la gran cantidad de correos informativos que vienen del corporativo porque no tiene tiempo de leerlos todos, o cómo los boletines informativos resultan poco efectivos por la misma causa; igual sucede con algunas secciones de las intranets o las famosas redes sociales corporativas.

Podría seguir nombrando una infinidad de actividades que el personal de las empresas debería hacer y que termina por no realizar porque nunca encuentra el tiempo. Justamente ese es el punto: pareciera que mantenerse informado de lo que sucede en la empresa o capacitarse, por ejemplo, no es parte del trabajo de muchos y que fueran actividades que se deben dejar para el tiempo libre. En mi opinión, esto es un grave error.

Una de las razones principales de este comportamiento es la falta de consecuencias positivas o negativas, es decir, a nadie se le premia por leer un correo corporativo y estar informado, pero tampoco a nadie se le castiga por no estarlo. Otro ejemplo es el responder una encuesta de clima organizacional, a la gente no se les premia por responderla o se le castiga si no lo hace.

Una segunda razón es que como esas actividades no forman parte del día con día, se suelen dejar para atenderse cuando exista tiempo libre – cosa que nunca sucede.

Lo que se debe hacer es incorporar esas actividades como parte del trabajo habitual. Por ejemplo: incluir dentro de los procesos o procedimientos formales, actividades para consultar la base de conocimientos o actividades para depositar información en ella, y que se pueda consultar posteriormente por otras personas. Si eso no queda definido como parte del trabajo, la gente no lo hará.

Es así que, por ejemplo, si no incorporamos como parte de los indicadores de medición del desempeño temas de auto capacitación, la gente nunca buscará tiempo para meterse a la plataforma y tomar cursos. Si los jefes no cuestionan a su equipo sobre algún hecho relevante de la organización, nadie tendrá la necesidad de leer los comunicados corporativos para estar al tanto.

Lamentablemente, la gente en las empresas dedica la mayor parte de su tiempo en hacer lo que tiene que hacer y no en lo que debe hacer para tener un mejor desempeño. En términos generales, solo atendemos lo que nos genera un pequeño beneficio directo y a corto plazo — cumplir con el jefe– en lugar de preocuparnos por lo que le puede representar un gran beneficio de manera indirecta y a mediano o largo plazo. La justificación siempre será la misma: “no hay tiempo para eso”.

Los empleados deben dar prioridad a “lo que deben hacer” y buscar tiempo para estar bien informados; para entender las estrategias impulsadas por la dirección; para adquirir o fortalecer sus competencias personales o a moldear su comportamiento.

Es importante compartir y homologar conocimiento con otras áreas, contribuir con su opinión a las encuestas o investigaciones internas que se realicen para detectar áreas de oportunidad e implementar mejoras, o participar en los equipos de innovación o de nuevos proyectos y no solo dedicarse a hacer lo que “tiene que hacer” con base en su rol y responsabilidad asignada.

Si seguimos pensando que todas esas actividades son “extras” y de poco valor, aquellas que denominamos “las actividades que sí tengo que hacer”, seguirán siendo pesadas, complicadas, poco efectivas, burocráticas, poco reconocidas, desgastantes y cansadas.

Definitivamente invertir tiempo hoy en acciones que nos beneficien indirectamente y a mediano plazo, hará que el mañana sea mucho mejor, tanto para nosotros, como para nuestra organización.

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