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Laboratorio de Ideas

Mantener el “home office” después de la crisis del Coronavirus

Gerardo Medina Romero

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Hace un par de semanas, algunas empresas decidieron enviar a sus trabajadores a casa y continuar su operación de manera virtual, otras lo hicieron a penas la semana pasada, algunas lo hicieron solo de manera parcial y algunas todavía siguen operando de manera normal en sus oficinas de trabajo. Lo que es un hecho, es que para todos ha sido un gran descubrimiento la aparente facilidad con la que el trabajo puede mantenerse aún y cuando las personas se encuentren en distintos lugares, pero cuidado, la realidad es que no es tan sencillo.

Esta pandemia tomo desprevenidos a muchas empresas que no tenían un modelo previo de trabajo a distancia ni la infraestructura para hacerlo, sus colaboradores no tenían laptops ni herramientas de trabajo colaborativo a distancia y mucho menos estaban a costumbrados a trabajar por su cuenta sin un jefe o supervisor que les llamara la atención. Incluso, algunos clientes todavía me manifestaron su intención de implementar algún mecanismo para substituir el reloj checador y asegurarse que el trabajador se levanta y se pone a trabajar a la hora que lo debe hacer desde su casa. 

Otras empresas estaban listas y no lo sabían, la mayoría del personal tenia laptops, plataformas y herramientas colaborativas de trabajo a distancia y la gente estaba preparada para autogestionar su trabajo. En muchas de estas empresas el único impedimento para no haberlo hecho antes eran los paradigmas de sus propios directivos que no creían que la gente pudiera trabajar desde su casa sin supervisión y aun así, ser productivos.

Pero como sabemos, toda situación presenta ganancias y pérdidas. En el modelo de trabajo tradicional, donde los colaboradores trabajan en un mismo lugar, la organización gana la posibilidad de controlar la asistencia del personal y supervisar su trabajo de inmediato, las interacciones son en el momento, las conversaciones incluyen no solo el lenguaje, sino la emocionalidad y la corporalidad que las hace más efectivas, existen recursos e infraestructura compartida y teóricamente se genera una mejor coordinación en el trabajo. El personal gana un sentido de pertenencia, se observa y se siente como parte de un equipo, genera relaciones emocionales con sus compañeros de trabajo y esto le genera un apego y arraigo a la empresa.

Así mismo, con ese modelo la organización pierde también. La principal pérdida es sin duda la posibilidad de que su personal tenga una mejor calidad de vida y que trabaje con menos estrés y tensión para evitar la principal causa de la rotación y pérdida de talento. En este modelo el personal invierta mucho tiempo en traslados y gasta más dinero en transporte, en comer en la calle o en tiempo extra de guarderías entre otras cosas, por lo exige sueldos más altos. Las empresas además tienen altos costos por la renta, adecuación y mantenimiento de oficinas, servicios de electricidad, agua, internet y demás recursos para mantener un lugar adecuado para trabajar sin olvidar el gasto en consumibles como plumas, papel, plumones, equipo de oficinas y hasta el café. Incluso en algunos casos se tienen costos en prestaciones como el pago o subsidio de estacionamientos, membresías de clubs deportivos y descuentos de servicios cercanos a las oficinas.

Ahora con un modelo de trabajo en casa, de la misma manera, hay cosas que las empresas ganan y otras que pierden. Lo importante es identificar las pérdidas para tratar de subsanarlas de alguna manera y así tratar de equilibrar el modelo de operación nuevamente. 

Si la empresa quiere aprovechar para mantener un modelo de operación a distancia después de la crisis, lo primero que debe tomar en cuenta es que, no es lo mismo un modelo de operación a distancia, que trabajar en casa obligados por una pandemia. En un modelo de operación a distancia deberán existir mecanismos que equilibren la salud emocional del personal con una mezcla de actividades en casa y actividades fuera de casa o en la oficina (en la crisis eso no es posible) con interacciones más efectivas, que además sirvan para cubrir esas necesidades sociales que le hacen falta, fortalecer su sentido de pertenencia y nutrir sus relaciones interpersonales con sus compañeros. 

Suponiendo que el esquema que la organización pretende tener sea 80% trabajo virtual y 20% trabajo en oficina, este último debe ser lo suficientemente poderoso para nutrir al colaborador del 100% de sus necesidades sociales. El modelo de trabajo deberá rediseñarse para que en ese 20%, del trabajo en oficina, el colaborador cuente con espacios de coordinación e interacción productivos con impacto en los resultados de negocio pero que sirvan también para fortalecer los vínculos emocionales del personal con sus compañeros y con la empresa. De nada sirve que en ese 20% el colaborador llegue a la oficina a sentarse en su lugar frente a su computadora a hacer el trabajo que podría hacer desde su casa. 

Esto complementado con actividades y programas de integración y convivencia para mantener la parte social y arraigar la cultura a pesar de trabajar a distancia, adicionado con nuevas políticas y métricas para evaluar el desempeño del personal enfocadas a resultados y no a asistencia, pueden equilibrar nuevamente el nuevo modelo de operación entre sus ganancias y pérdidas.

Si además, creamos programas para enseñar a la gente a autogestionar su trabajo en casa estableciendo y respetando horarios, con actividades equilibradas, teniendo un espacio adecuado de trabajo y reforzamos con temas de salud emocional, administración del tiempo y habilidades de comunicación y coordinación efectiva, se lo podrá sacar muchísimo provecho a esta nueva realidad que queriendo o no, de pronto llegó y nos hizo implementar lo que en muchas empresas se había postergado por distintos paradigmas.

Ayer un cliente me compartió una imagen que resume esto. El responsable de la transformación digital de las empresas no fue el Director General ni la Dirección de Transformación ni el Comité de Agile… fue el Coronavirus. ¿Quién lo diría?

Sugerencias y comentarios en Twitter: @gemedinaro



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Nadie puede dar lo que no tiene

Columna Invitada

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Por Alejandra Carmona O.

De acuerdo con la teoría evolutiva de Darwin, “las especies que sobreviven no son las más fuertes ni las más inteligentes, sino aquellas que se adaptan mejor al cambio”.

Como parte de la especie humana, no me había tocado vivir un reto de “cambio” como el que esta pandemia nos está ofreciendo. No es casualidad el verbo seleccionado, estoy convencida de que esto es una oportunidad.

Y como mujer, sin duda seré parte de las especies con alta probabilidad de sobrevivencia, no sólo por seguir las recomendaciones en materia de salud, sino porque he vuelto a descubrirme y desde ahí, agradezco la vida como se nos está presentando.

Soy una mujer casada, mamá de dos increíbles seres humanos (mis más grandes maestros), ejerzo mi profesión (abogada), estoy estudiando una maestría, amo el ejercicio, considero que las amistades son la familia que uno escoge y creo que los días serían significativamente mejores si duraran 36 horas pues siempre tengo la sensación de que “pude haber hecho” tal o cual cosa más.

Y así, arranqué la “sana distancia” aferrándome a las actividades anteriores, tratando de cumplir con todo lo que hacía antes, asumiendo nuevos roles en un espacio convertido en casa, oficina, escuela, gimnasio, café, restaurante y bar.

Me enfoqué en una casa limpia y recogida, una comida hecha en casa, conexiones a Zoom, tareas terminadas, hacer ejercicio, etc. Una máquina. Terminé agotada.

Una tarde, después de clase de ballet (sí, también hay que seguir tomando todas las “afterschool”) mi hija estalló en llanto con un sentimiento profundo dejando salir todas sus angustias, toda su impotencia, todo su cansancio, todo el estrés ocasionado por el cambio. Me sacudió.

Nos abrazamos mucho, mucho tiempo. “¿Qué estoy haciendo?”, pensé. Me enojé con los chinos, sigo enojada con el gobierno, me duele la ignorancia de México y me pregunté miles de veces ¿por qué?

Debatiendo con mi esposo, enojada, sacando toda la frustración resonó en mi cabeza Viktor Fankl: cuando ya no somos capaces de cambiar una situación, nos encontramos ante el desafío de cambiarnos a nosotros mismos”.

Y entonces recordé que yo soy mi activo más valioso; que cultivar el crecimiento y bienestar propio redunda en la paz y armonía de mi entorno. De pronto los porqués se transformaron en paraqués: ¿qué me están queriendo decir? ¿qué eliges hacer con esto que está sucediendo?

Me detuve, respiré y volví a escucharme. Mi voz interior influenciada por los “deber ser” que cargamos todos los días.

Descubrí que no siempre tengo la voluntad, paciencia, compasión y humildad para escucharme. Que soy muy exigente y dura conmigo. Nunca es suficiente: ¡qué agotador! No me gusté. No me reconocí.

Me gusta ser esposa, mamá, amiga, deportista, profesionista, estudiante, hija. Asumo todas las cachuchas que con mucho orgullo y entusiasmo me pongo todos los días pero ahora entiendo que cansada, estresada y agotada estaría fallando en todas esas áreas porque a quien estoy abandonando es a mí misma.

¿Egoísmo? No quiero entrar en un debate moral pero la respuesta sería afirmativa entendiendo a éste como asumir la responsabilidad de nuestra propia vida.

Cargo mi propio equipaje con el “equilibrio” como desafío que asumo todos los días. Es mi punto de partida para valorarme, quererme como persona, arrancar cada día y concluirlo tratando de ser un poco mejor que antes.

Mucho más fácil escribirlo que hacerlo. Todos los días debo desandar exigencias autoimpuestas a través de las cuales miro el mundo y aprender a dedicarle a cada cosa su justo valor, su justo tiempo, su justo espacio. Sin duda me equipo, me sacudo y vuelvo a empezar.

Gracias al COVID-19 he tenido la oportunidad de confirmar que me volvería a casar con mi esposo, de conectar con mis hijos desde sus actividades escolares, su amor por la tecnología y las series, descubrir el placer de cocinar, que barrer tiene su chiste para que trapear tenga sentido y que hacerlo durante una conferencia telefónica es un súper ejercicio.

Y que nada pasa si un día no se lava, no se plancha, no está la casa perfecta o tuviste que comer tortas, pero que pasa mucho si me olvido de mi propósito de vida.

Nadie puede dar lo que no tieneSólo cuando estás bien contigo mismo, puedes estar bien con los demás… Sólo cuando manejas tu soledad, puedes manejar una relación…N ecesitarás amarte para amar, respetarte para respetar, valorarte para valorar, aceptarte para aceptar. Recuerda que nadie puede dar lo que no tiene.

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¿Ya terminó la implementación?

Gerardo Medina Romero

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¿En dónde termina un proyecto de cambio? ¿Cuándo deja de ser responsabilidad del equipo de proyecto? ¿Quién es responsable de que el cambio se mantenga?

Estas son preguntas que muchos clientes me han hecho y que actualmente siguen siendo muy comunes por muchos ejecutivos involucrados en los proyectos internos de cambio.

Para mí, las estructuras organizacionales fueron creadas para que un jefe, supervisor, gerente, director o como se llame, se asegurara de que los colaboradores a su cargo hagan el trabajo como lo deben hacer, y ¿cómo lo deben hacer? Pues como la empresa ha definido que se haga.

Luego entonces, para mí la responsabilidad de que un cambio se aplique y se mantenga, es del jefe, sin importar el nivel de la organización que tenga. Pero cuando hablamos de un proyecto de cambio, el problema es determinar el momento exacto en que la implementación deja de ser responsabilidad del equipo de proyecto y pasa a ser responsabilidad de los jefes.

La respuesta para mí es cuando el cambio ya se implementó, a partir de ahí, la responsabilidad de mantenerlo es de los jefes.

Aquí surge otro problema, cada quién entiende la palabra “implementar” cómo mejor le conviene, así que lo primero que deberíamos hacer es tener claro lo que significa implementar y en qué momento puedo decir que un cambio ya está implementado, de otra manera el pase de estafeta en cuanto a la responsabilidad de que algo que la organización quiere que se ejecute, sea ejecutado, quedará en el limbo.

Hay muchas personas que piensan que implementar es tan solo capacitar o incluso que liberar una herramienta tecnológica es suficiente para considerar que ya se implementó y eso no es verdad, implementar significa poner en ejecución y si no se está ejecutando, pues no se ha implementado, así de sencillo.

Implementar una nueva manera de evaluar el desempeño del personal por ejemplo, no termina con liberar la herramienta para ello, se debe asegurar que los jefes saben cómo establecer objetivos, acordarlos con cada miembro de su equipo, dar retroalimentación, que las personas son capaces de recibirla, de medir y gestionar su propio desempeño y que todo eso está sucediendo.

Implementar un proceso no termina con capacitar a la gente para explicárselo, requiere asegurar que todas los procedimientos, políticas, criterios y formatos que forman parte del mismo, están perfectamente definidos, que se cuenta con el equipo e infraestructura, que las herramientas tecnológicas tienen la funcionalidad requerida, que el personal no solo esté capacitado, sino perfectamente informado, habilitado, y soportado por sus jefes, que sus indicadores de desempeño estén alineados e infinidad de detalles más.

Implementar significa observar y verificar que las cosas se hacen y suceden como se ha definido, y cuando no es así sigue siendo responsabilidad del equipo de proyecto el detectar lo que falta completar para ello y resolverlo. 

Es hasta que se tiene evidencia de que ya no hace falta nada por definir o construir, de que la infraestructura esta lista y los sistemas liberados con la funcionalidad requerida, que el personal está perfectamente informado, capacitado y organizado bajos sus nuevos roles y responsabilidades y que sus objetivos e indicadores individuales estén alineados, cuando se podrá ejecutar cada una de las actividades y se podrá considerar que el cambio se ha implementado.

Una vez que el equipo de proyecto demuestre a los jefes, que las actividades del nuevo modelo de trabajo se pueden ejecutar porque todo está listo, será entonces cuando los jefes deberán tomar la responsabilidad de ejecutar y mantener el nuevo modelo de trabajo.

Muchas veces hasta que no corres el nuevo modelo, no te das cuenta de todo lo que falta, así que no te conformes con capacitar al personal, haz que las actividades definidas se ejecuten, identifica lo que le hace falta al equipo, atiende ese pendiente y vuelve a ejecutar hasta que el nuevo modelo de trabajo corra perfectamente.

Será entonces cuando los jefes deberán tomar la responsabilidad de que el cambio se mantenga y la organización logre el beneficio esperado.

Recuerda, ninguna organización invierte para tener una herramienta que no se usa, o una carpeta de procesos que no se ejecuta, invierten para recibir un beneficio económico en los indicadores del negocio con un valor mucho mayor a la inversión que hicieron.

Sugerencias y comentarios en Twitter: @gemedinaro

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