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Gerardo Medina Romero

No hagas eficientes las juntas; mejor no las hagas

Gerardo Medina Romero

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El Mundo de las organizaciones

En este nuevo modelo de trabajo virtual, el número de reuniones se ha incrementado de manera importante y por ello se ha hecho más evidente un problema añejo con relación a las juntas de trabajo que, incluso antes de la pandemia, existía en las organizaciones y que pocas habían resuelto de manera exitosa: ¿Cómo hacer valiosas y efectivas las juntas para reducir su número?

He visto a muchos clientes hacer esfuerzos para hacer más eficientes las juntas con mecanismos para planearlas mejor, llevar una agenda, plantear objetivos, elaborar minutas y una infinidad de técnicas que existen pero, en mi opinión, el problema no está en la manera de llevar la junta en sí, sino en la manera en que se decide hacer una junta.

En mi opinión, la mayoría de las reuniones deben ser espacios de coordinación fijos que forman parte de un proceso y por ello tienen un objetivo claro dentro del flujo del mismo, es decir, no deben ser improvisadas. Deben ser una actividad más del proceso que debe convertir una o más entradas en una o más salidas generando valor. Bajo esta premisa, la mayoría de las juntas tendrían claro el objetivo a lograr y este no debería depender de lo que defina la persona que convoca. De la misma manera, todos tendrían claro quiénes deberían participar, qué tipo de información deberían llevar y sobre todo, el tipo de decisiones, acuerdos o productos que deberían obtener como resultado de dicha reunión.

El problema que he observado recurrentemente es que la mayoría de las juntas que se llevan a cabo no son juntas preacordadas sino improvisadas cuyo convocante pocas veces comparte el objetivo a perseguir, en donde participan personas que no deberían participar o donde personas que deberían estar, no están. Juntas donde la mayoría de la gente no participa porque no tiene claro su rol o porque no se prepararon con la información necesaria y en la que solo dos o tres terminan participando y agregando valor. Juntas donde no se pueden tomar decisiones por falta de información, porque las personas que participan no tienen el poder o la autoridad para hacerlo o simplemente porque no sienten la confianza de sus superiores para adquirir compromisos.

Para mí hay dos tipos de juntas: juntas informativas cuyo objetivo es poner en un nivel común de conocimiento sobre un tema específico a un grupo de personas, o juntas para tomar decisiones, que son para establecer acuerdos, definir compromisos y tomar acciones. Para las primeras deberíamos comenzar por evaluar si realmente la junta es el mejor medio para informar o si se puede seleccionar un medio distinto. En el segundo caso (que deberían ser la mayoría) es importante tener clara la decisión que se debe tomar para así asegurar que los participantes tienen la autoridad para tomar dichas decisiones y que se cuenta con los insumos necesarios para analizar las alternativas, evaluarlas y seleccionar la mejor en beneficio de la organización.

Si tú no tienes la autoridad para tomar decisiones o no llevas información necesaria para que sea analizada por quienes sí poseen esa autoridad, entonces no deberías participar en esa junta porque no agregas ningún valor. Si participas únicamente para estar enterado, evalúa si vale la pena invertir ese tiempo para ello o si la organización puede encontrar un medio distinto para que tengas esa información de una manera más práctica y efectiva.

Piensa por un momento en cada reunión de trabajo en la que participas y haz esa reflexión. ¿En cuántas juntas crees que no deberías participar? Estoy seguro de que en algunos casos será más de la mitad, por lo que ir a ellas es un desperdicio de tiempo y de recursos además de ser un distractor que impacta directamente en tu desempeño y en el de tus compañeros de trabajo.

Asegúrate de diseñar cada junta de trabajo de manera adecuada como un espacio fijo de coordinación que forma parte de un proceso, y de entender su valor a partir de las entradas que recibe y de las salidas que genera para contribuir al objetivo del mismo. Si no es así, cuestiónate si esa junta debiera existir.

Ninguna junta debe ser improvisada; ninguna junta debería convocarse así porque sí, por cualquier persona sin importar su nivel en la organización y más si no tiene una razón clara, si no participan las personas correctas con el poder de decisión necesario y si no se asegura de que se cuenta en ese momento con la información suficiente para poder tomar la mejor decisión.

La manera de obtener el máximo valor de una junta no está en implementar “los 10 tips para tener juntas efectivas” o cualquier mecanismo similar, está en no tenerla si no hace falta.



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Gerardo Medina Romero

Algunas industrias han muerto pero otras están naciendo

Gerardo Medina Romero

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El Mundo Interno de las Organizaciones

Las empresas nacen con el propósito de satisfacer una necesidad en su entorno a través de la oferta de productos y/o servicios con determinadas características. A lo largo del tiempo, las necesidades van cambiando y las empresas deben evolucionar su oferta para adaptarla al mercado.

Si bien algunos productos y servicios pueden cambiar y mantenerse más tiempo en el mercado, otros terminan por desaparecer al no tener ya hacia dónde evolucionar, ni necesidades que satisfacer.

El problema es cuando la empresa no es capaz de innovar su oferta a la par de la evolución del entorno y termina no solo por descontinuar un producto o servicio, sino cerrando y desapareciendo.

En esta evolución constante de la humanidad, también llega el momento en que no solo una empresa tiene que cerrar sus puertas sino que toda una industria se encuentra ante un mundo que ya no requiere ni de sus productos o servicios, por lo cual la industria o sector industrial termina por desaparecer.

También puedes leer: 2021: ¡Adiós a la vida Godín!

Así es la ley de la vida y de la evolución; por supuesto que las empresas no están exentas. Sin embargo, generalmente había sucedido de manera paulatina, dando oportunidad para que algunas empresas cambiaran de giro y entraran a otras industrias y así lograr sobrevivir.

Ante los cambios profundos que ha sufrido el mundo a raíz de la pandemia, las necesidades se han modificado de un año al otro de manera dramática, aunque algunos todavía piensan que es algo temporal. La realidad es que los cambios son permanentes y en mi opinión –como lo comenté la semana anterior– debemos reconocer de una vez que no solo algunas empresas sino algunas industrias han muerto ya, aún y cuando sigan operando.

Lo primero que tienes que hacer es reconocer que el mundo ya cambió y no dará marcha atrás aún y cuando se logre la inmunidad ante el covid19. Las cosas no volverán a ser como antes.

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Ya comentaba el caso de los ecosistemas alrededor de las zonas de oficinas corporativas y toda la economía que giraba a su alrededor que, en mi opinión, ya desapareció para no regresar. Todas las empresas que daban servicios corporativos — inmobiliarias, seguridad privada, limpieza, mensajería, transporte, alimentos y todos los negocios aledaños– deberán entender que el mundo cambió y tratar de encontrar un nuevo enfoque para sus negocios o reconocer entonces que todo se acabó.

Aferrarse a algo, por muchos años que nos haya costado construirlo, no tiene sentido.

Pero, así como algunas industrias están viviendo sus últimos meses de vida, muchas otras están naciendo o por nacer en el mismo período. Si analizamos con detenimiento la nueva realidad e identificamos en ella las nuevas necesidades en el corto plazo, podremos encontrar también nuevas oportunidades para reenfocar nuestros esfuerzos.

La gente trabajará desde casa la mayor parte del tiempo. Entonces, ¿qué nuevas necesidades tendrán de productos y servicios? Los empleadores se han dado cuenta de que ya no importa dónde trabaja el talento y, por lo tanto, el mercado laboral se abre no solo a nivel nacional sino incluso a nivel mundial. Hay que preguntarse: ¿Qué nuevos productos y servicios van a necesitar esas empresas para reclutar y gestionar personal en cualquier parte del mundo?

La manera de interactuar entre compañeros de trabajo ha cambiado: ¿Qué nuevos mecanismos tendrán las personas para satisfacer sus necesidades sociales? Y así, podríamos seguir identificando cambios en el entorno, producto de las nuevas necesidades, con lo cual se requerirán de la oferta de productos y servicios nuevos, que alguien tiene que satisfacer.

Si tienes la suerte de continuar en tu trabajo actual, no importa la industria en la que te desarrolles, debes identificar lo antes posible el impacto del cambio que ha sufrido. Algunas deberán cambiar menos, otras radicalmente y algunas reconocer que fue todo. Identifica los cambios que debes implementar y prepárate para esta nueva realidad; haz los cambios necesarios en tu trabajo y/o en tu empresa, o identifica alguna oportunidad nueva y enfócate con todo para ser de los pioneros de esas nuevas industrias que están naciendo.

Vivamos el duelo del mundo organizacional tal como lo conocíamos y reconozcamos los nuevos paradigmas sobre los que construiremos el nuevo. Algunas industrias morirán, sí, pero muchas otras están naciendo y seguramente necesitarán de tu talento, experiencia, creatividad y energía para crecer.

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Gerardo Medina Romero

2021: ¡Adiós a la vida Godín!

Gerardo Medina Romero

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El Mundo Interno de las Organizaciones

Finalmente termina 2020, el cual sin duda será recordado como un parteaguas en la historia de la administración moderna ya que provocó cambios profundos en los modelos de trabajo tradicionales. ¿Cuáles de éstos serán permanentes y cuáles temporales mientras la pandemia siga sin control? Existen muchas especulaciones al respecto y cada quién habla a partir de lo que vive en su propia empresa e industria; sin embargo, me parece que todavía no estamos en el momento de tener claridad a este respecto.

Desde mi perspectiva, el cambio más significativo lo estaremos viviendo en la dinámica de las zonas donde se concentraba la mayor cantidad de oficinas y corporativos, las famosas zonas conocidas como “Godín” en México. Esos lugares en los que, de lunes a viernes, la vida giraba alrededor de los empleados de oficina todo un ecosistema alterno alrededor de estas. Los “gyms” que abrían desde las 4 de la mañana para aquellos que querían evitar el tráfico, los cafés mañaneros antes de llegar a la oficina, los puestos para lustrar el calzado, los famosos “viene-viene” que apartaban tu lugar de estacionamiento o el acceso a la pensión, a menos que fueras ejecutivo de alto rango y alcanzaras lugar en el mismo edificio de oficinas.

El transporte público, desde las estaciones del metro cercanas, los microbuses, las rondas con compañeros de oficina o vecinos que coincidían en el mismo rumbo. ¿Qué tal los puestos de comida para el almuerzo mañanero? ¿y los puestos de golosinas para el snack o “el cigarrito” con el que se actualizaban los chismes de la oficina?

Luego venía la hora de comida: “¿Qué nos toca hoy?”. Estaban los puestos callejeros, los restaurantes de comida corrida, la comida rápida de los centros comerciales cercanos y de ahí subiendo de rango hasta los restaurantes de gran lujo para tratar de cerrar algún negocio o simplemente para demostrar el estatus que se había logrado ganar en el escalafón organizacional. De regreso a la oficina pasar por otro “cafecito”, ¿por qué no? Las filas en los edificios para subir al elevador y los gafetes para el acceso y control para regresar a las oficinas. De ahí, a esperar la hora de salida o hacer tiempo para ahorrar nuevamente algo de tráfico y así todos los días.

En el 2020, hemos tenido que dejar guardados todos esos recuerdos así como nuestro guarda ropa con el que solíamos competir también con nuestros compañeros y vecinos de oficina, para substituirlos con ropa cómoda para trabajar desde casa, comida casera, videoconferencias y chats. Una jornada laboral que pareciera no tener principio ni fin, pero asimilando una nueva manera de interactuar y de lograr los mismos o incluso hasta mejores resultados.

Sin duda muchas cosas ya no regresarán y se quedarán en el recuerdo de una época que será recordada en la historia de la administración moderna, pero que será substituida por una nueva realidad.

Estamos construyendo la nueva manera de trabajar en el mundo interno de las organizaciones. Muchas industrias cambiarán y otras desaparecerán para dar cabida a nuevas que nacerán para satisfacer las nuevas necesidades que están surgiendo con todos estos cambios. La vida encuentra su camino: esa es la bionomía organizacional.

Las organizaciones evolucionan y hallan la manera de adaptarse a su nuevo entorno. Con ayuda o sin ella, la vida organizacional en el 2021 será completamente distinta a como fue en el 2020 y ni se diga a como era del 2019 para atrás.

Sin ser todavía completamente conscientes de ello, los seres organizacionales hemos evolucionado de manera significativa en tan solo unos cuantos meses. El cambio forma parte inherente de cualquier persona que trabaja en una organización sin importar su edad o la generación a la que pertenezca. No existen frenos mentales para aferrarse a un pasado que no regresará.

Abracemos con entusiasmo y alegría el inicio de un nuevo ciclo que nos está tocando vivir y del cuál estamos siendo arquitectos y constructores. Una nueva etapa en la historia del mundo organizacional que se recordará en años venideros. La responsabilidad de que sea mucho mejor que todo lo que conocíamos con anterioridad es completamente nuestra y comienza con cada uno de nosotros. Sí, comienza por ti y también es tu responsabilidad.

Bienvenido 2021 para el mundo interno de las organizaciones. Adiós a la vida Godín. Feliz año.

LEE Inminente aprobación de la vacuna de AstraZeneca

emc

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