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Gerardo Medina Romero

¿Sabemos realmente hacer un análisis FODA?

Gerardo Medina Romero

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El Mundo Interno de las Organizaciones

Nos encontramos en una época en la que muchas organizaciones comienzan sus procesos de planeación estratégica para el siguiente año. Aún y cuando el 2020  ha sido un año por demás complicado e inesperado en muchos aspectos, las organizaciones sin importar su tamaño, deben comenzar a analizar cuáles son las secuelas que les ha traído en términos de fortalezas y debilidades, con el objetivo de identificar en el entorno algo que pudiera representar oportunidades o amenazas y con base en ello plantear las estrategias pertinentes.

En mi experiencia, algunas organizaciones no saben la manera adecuada de realizar un proceso de planeación estratégica, el cual debe partir por lo que se denomina un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) y el orden de ese acrónimo, no es simplemente para que se pueda leer fácilmente, sino porque el orden determina perfectamente la relación que existe entre estos cuatro conceptos.

Para empezar, los conceptos se relacionan por pares en la que uno no existe sin el otro, es decir, no existen las fortalezas de una organización si no es que se relacionan con alguna oportunidad del exterior así como tampoco existen las debilidades si no se relacionan con una amenaza en particular. Mientras no se relacionen entre sí, lo único que existe en una organización son características y lo único que existe en el entorno son condiciones. Ni buenas, ni malas, simplemente características particulares que tiene cada organización, y condiciones en el entorno que son iguales para todos.

En mi opinión, las organizaciones no tienen fortalezas o debilidades, simplemente tienen características. Se convierten en fortalezas o debilidades en el momento que se relaciona con una condición del entorno. Si el resultado de esa relación puede ser favorable para la organización entonces la característica de la organización se convierte en fortaleza y la condición del entorno se convierte en oportunidad, pero si el resultado de esa relación representa un riesgo, entonces la característica se convierte en una debilidad y la condición del entorno en una amenaza.

En un ejemplo simple, el hecho de que una empresa obtenga su materia prima del extranjero es simplemente una característica. Esta se puede convertir en una fortaleza o en una debilidad con base en la condición del entorno. Si hay una devaluación de la moneda local, automáticamente esa característica se convertirá en una debilidad y la devaluación en una amenaza ya que los costos se incrementarán, pero si en lugar de una devaluación la moneda local se apreciara en el mercado, la misma característica sería ahora una fortaleza pues reduciría sus costos.

Por esta razón, un buen proceso de planeación estratégica debería incluir en mi experiencia una visibilidad clara de la empresa, a partir del uso de datos, indicadores y métricas de desempeño que le permitan a los directivos entender las características reales de sus empresas en este momento.  Así mismo, es necesario un buen análisis del entorno, de la evolución en las necesidades de los clientes y consumidores, conocimiento de la competencia y de los factores sociales, políticos, ambientales, económicos y tecnológicos que pueden influir el mercado para entender las condiciones que se presentarán para los siguientes meses.

Pero lo más importante de todo, es poder hacer la relación entre características internas y condiciones externas y encontrar las relaciones Fortaleza-Oportunidad, Debilidad-Amenaza.

Una buena planeación no es irse un fin de semana para que el equipo directivo se ponga creativo o se siente a negociar, a partir de los intereses de cada área en particular, cómo se repartirán el presupuesto. Una buena planeación requiere un buen trabajo de análisis de las características internas de la organización y una buena lectura de las condiciones del mercado, para seleccionar las parejas de Fortalezas-Oportunidades / Debilidades-Amenazas sobre las que resulte mas conveniente establecer objetivos de negocio para el siguiente año.

Para ello hay que hacer la tarea: reunir datos e información tanto interna como externa, investigar, analizar, discutir, anticipar y proyectar posibles escenarios. La organización ha cambiado en los últimos meses más que en los últimos 3 años, el mundo, el entorno y las necesidades de los clientes igual.

Este es el momento de planear adecuadamente, definir prioridades y tomar acciones de cómo será el 2021 para nuestras empresas, antes de que sea el propio 2021 el que lo decida por nosotros.

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emc



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Gerardo Medina Romero

¿Cómo debemos asignar las prioridades?

Gerardo Medina Romero

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El Mundo Interno de las Organizaciones

De entre tantas cosas por resolver en una empresa y con pocos recursos disponibles para ello, los directivos debaten a qué deben dar mayor prioridad. Definitivamente, como lo he platicado en ocasiones anteriores, todos los componentes de una organización están interconectados y, por lo mismo, para resolver un problema o aprovechar una oportunidad de negocio se requieren distintas acciones, todas aparentemente indispensables.

Ante esta situación los ejecutivos se preguntan: ¿Con base en qué debemos definir las prioridades?

Lo que he observado últimamente es que, en muchas empresas los directivos están fragmentando los esfuerzos para atender sus diversos componentes de manera aislada; sin embargo, esta estrategia puede resultar poco efectiva, ya que se corre el riesgo de que ningún componente termine por funcionar del todo.

En ocasiones de nada sirve, por ejemplo, hacer un estudio de clima organizacional si no vas a trabajar en aquellas cosas que van en detrimento del estado de ánimo del personal para fomentar las actitudes que se requieren. De nada sirve rediseñar un proceso si no modificas también el sistema de consecuencias para impulsar que la gente lo aplique y respete las nuevas definiciones; es inútil capacitar al personal en atención y servicio al cliente si no se modifican también los procesos burocráticos; para qué implementar un sistema de gestión de las relaciones con los clientes, si no ajustes el esquema de compensación de la fuerza de ventas. De nada sirve diseñar un modelo híbrido de trabajo a distancia, si no trabajas en alinear el estilo de liderazgo para evitar la necesidad de control de algunos directivos.

Resulta muy importante entender estas conexiones y dependencias, ya que para lograr un beneficio real que impacte los resultados del negocio, se deben seleccionar todos los elementos que influyen en el resultado esperado y trabajarlos como uno solo. La prioridad no debe asignarse a los componentes por separado (ajustar el modelo de evaluación del desempeño, modificar el esquema de compensación, cambiar los procesos comerciales, dar cursos de ventas consultivas) sino al beneficio esperado (mejorar la capacidad de ventas), el cual debe incluirlos a todos.

Es como querer construir una casa con un presupuesto limitado y construir la cocina dejando para después la instalación del gas y del agua; construir el salón de juegos, pero no comprar por ahora la mesa de billar ni el futbolito, o terminar la terraza y dejar para más adelante la compra de las plantas. Al final no podremos usar ninguna de las tres partes de la casa porque no están terminadas al 100%. Sería mejor decidir, por ejemplo, completar la cocina incluyendo las instalaciones de gas y agua y la compra de todos los electrodomésticos, aunque la terraza no se construya. Esto provocará que al menos al final de esta primera etapa de construcción, se tendría una cocina funcionando al 100%.

Por eso es muy importante que los ejecutivos entiendan las relaciones entre las distintas iniciativas y, sobre todo, comprendan las dependencias que hay entre un componente y otro para conformar los grupos de iniciativas que ofrecerán soluciones completas con impacto en los resultados de la empresa. Las prioridades se deberán asignar a estas soluciones y no a los componentes en sí, para que al menos aseguremos que la inversión de tiempo, talento, equipo y dinero tendrá resultados tangibles y capitalizables como beneficios para la compañía.

Si no puedes mejorar todo un proceso completo, enfócate a resolver al menos una de sus partes, pero asegúrate de implementar todas las iniciativas que le impactan a esa parte:

  • Incluir los ajustes a la plataforma tecnológica que soporta esas actividades
  • Capacitar al equipo en las competencias que necesita
  • Modificar las políticas y normativa aplicable a esa parte del proceso;
  • Ajustar los esquemas de evaluación del desempeño;
  • Alinear el estilo de liderazgo que se necesita para esa porción del proceso; y,
  • Cualquier otro componente que pueda necesitarse para tener realmente un beneficio completo. 

No es momento de repartir el presupuesto para que todos tengan una parte. Es mejor asignarlo a lograr un beneficio tangible que aporte a la organización, aun y cuando en esta instancia, alguna de las áreas se quede sin presupuesto para crecimiento o mejoras. A veces lo que es mejor para cada área, no necesariamente es lo mejor para la empresa en su conjunto, y viceversa.

(La opinión es del autor de la columna y no representa necesariamente la de Siete24.mx)

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Análisis y Opinión

La tecnología no hace milagros

Gerardo Medina Romero

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El Mundo Interno de las Organizaciones

Con el auge que la tecnología ha tomado como habilitador de la transformación digital de las empresas a raíz de la pandemia, muchas empresas están gastando grandes sumas de dinero en adquirir nuevas herramientas para ello.

Muchos colegas consultores, cuyo negocio principal está en la venta e implementación de tecnología, están saboreando las mieles de esta reacción; sin embargo, es importante no acelerar las decisiones de adquirir tecnología pensando que eso resolverá el 100% de los problemas o que es lo único que se requiere para adaptar los modelos de trabajo existentes a la nueva realidad.

Como lo he comentado en ocasiones anteriores, la tecnología es solo un habilitador, pero no es una solución en sí misma –aunque muchos de mis colegas se molesten conmigo porque así las llaman ellos con tal de vender.

Históricamente, muchas empresas han invertido dinero, tiempo y esfuerzo en adquirir e implementar herramientas tecnológicas y, una vez que están funcionando, se preguntan: ¿por qué no obtenemos los beneficios esperados? La razón es porque no adaptaron el resto de los componentes de su modelo de trabajo y mucho menos se aseguraron de que las personas adquirieran las nuevas competencias que se necesitaban para operar habilitados por la tecnología.

Por ejemplo: comprar un sistema para administrar las relaciones con los clientes (CRM por sus siglas en inglés) no basta para vender más. Se requiere además desarrollar en la fuerza de ventas nuevas competencias, generar un mejor entorno de trabajo, conectar procesos que soporten el esfuerzo comercial, programas de reconocimiento que premien los resultados y esquemas de compensación alineados a ellos, por señalar algunos temas.

Implementar un sistema para evaluar y gestionar al personal no basta para potencializar su desempeño. Se requiere además que los líderes sepan cómo plantear y establecer objetivos, cómo otorgar y recibir retroalimentación, cómo identificar las áreas de oportunidad en el desarrollo del personal. Se necesita que los programas de capacitación estén alineados a esto y entre sí, que las políticas se ajusten y que los procesos de gestión de personal impulsen con políticas adecuadas el desarrollo y crecimiento del personal.

De la misma manera, pensar que adquirir licencias de una plataforma completa de coordinación digital significa que hemos logrado la transformación digital y que automáticamente va a generar equipos de trabajo de alto desempeño es un error. Aun y cuando la empresa invierta en adquirir una plataforma que incluya herramientas con repositorios de documentos compartidos en la nube, herramientas para edición de documentos por varias personas al mismo tiempo, chats, videoconferencias, video llamadas y demás aplicaciones, no garantizará que sus equipos de trabajo mantengan una coordinación efectiva y eficiente que les permita funcionar de manera adecuada.

Ni siquiera puede garantizar que los equipos la usarán. Para ello se requiere que los usuarios potenciales tengan competencias de coordinación y trabajo en equipo que incluyan una serie de conocimientos y habilidades como el establecimiento de objetivos, la autogestión, la comunicación efectiva y la planeación entre otros. Adicionalmente, los modelos de trabajo deben ajustarse eliminando algunas actividades y agregando algunas otras para adaptar los procesos a la nueva forma de trabajar.

El estilo de liderazgo debe variar también y los líderes deben aprender nuevas formas de gestión y dirección de equipos de trabajo, así como la manera de evaluar el desempeño y el sistema de consecuencias debe cambiar.

Nuevamente, las empresas deberán invertir de manera inteligente y contemplar todo lo que se debe hacer para obtener un resultado real, ya que la tecnología por sí sola no hace milagros. Es mejor tener herramientas menos sofisticadas, pero invertir en que el personal tenga las competencias necesarias y desarrollar un sistema organizacional alineado, que gastarse todo el presupuesto en tecnología que no se aprovechará.

LEE ¿Cómo gestionar la actitud del personal?

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