No hagas eficientes las juntas; mejor no las hagas

El Mundo de las organizaciones

En este nuevo modelo de trabajo virtual, el número de reuniones se ha incrementado de manera importante y por ello se ha hecho más evidente un problema añejo con relación a las juntas de trabajo que, incluso antes de la pandemia, existía en las organizaciones y que pocas habían resuelto de manera exitosa: ¿Cómo hacer valiosas y efectivas las juntas para reducir su número?

He visto a muchos clientes hacer esfuerzos para hacer más eficientes las juntas con mecanismos para planearlas mejor, llevar una agenda, plantear objetivos, elaborar minutas y una infinidad de técnicas que existen pero, en mi opinión, el problema no está en la manera de llevar la junta en sí, sino en la manera en que se decide hacer una junta.

En mi opinión, la mayoría de las reuniones deben ser espacios de coordinación fijos que forman parte de un proceso y por ello tienen un objetivo claro dentro del flujo del mismo, es decir, no deben ser improvisadas. Deben ser una actividad más del proceso que debe convertir una o más entradas en una o más salidas generando valor. Bajo esta premisa, la mayoría de las juntas tendrían claro el objetivo a lograr y este no debería depender de lo que defina la persona que convoca. De la misma manera, todos tendrían claro quiénes deberían participar, qué tipo de información deberían llevar y sobre todo, el tipo de decisiones, acuerdos o productos que deberían obtener como resultado de dicha reunión.

El problema que he observado recurrentemente es que la mayoría de las juntas que se llevan a cabo no son juntas preacordadas sino improvisadas cuyo convocante pocas veces comparte el objetivo a perseguir, en donde participan personas que no deberían participar o donde personas que deberían estar, no están. Juntas donde la mayoría de la gente no participa porque no tiene claro su rol o porque no se prepararon con la información necesaria y en la que solo dos o tres terminan participando y agregando valor. Juntas donde no se pueden tomar decisiones por falta de información, porque las personas que participan no tienen el poder o la autoridad para hacerlo o simplemente porque no sienten la confianza de sus superiores para adquirir compromisos.

Para mí hay dos tipos de juntas: juntas informativas cuyo objetivo es poner en un nivel común de conocimiento sobre un tema específico a un grupo de personas, o juntas para tomar decisiones, que son para establecer acuerdos, definir compromisos y tomar acciones. Para las primeras deberíamos comenzar por evaluar si realmente la junta es el mejor medio para informar o si se puede seleccionar un medio distinto. En el segundo caso (que deberían ser la mayoría) es importante tener clara la decisión que se debe tomar para así asegurar que los participantes tienen la autoridad para tomar dichas decisiones y que se cuenta con los insumos necesarios para analizar las alternativas, evaluarlas y seleccionar la mejor en beneficio de la organización.

Si tú no tienes la autoridad para tomar decisiones o no llevas información necesaria para que sea analizada por quienes sí poseen esa autoridad, entonces no deberías participar en esa junta porque no agregas ningún valor. Si participas únicamente para estar enterado, evalúa si vale la pena invertir ese tiempo para ello o si la organización puede encontrar un medio distinto para que tengas esa información de una manera más práctica y efectiva.

Piensa por un momento en cada reunión de trabajo en la que participas y haz esa reflexión. ¿En cuántas juntas crees que no deberías participar? Estoy seguro de que en algunos casos será más de la mitad, por lo que ir a ellas es un desperdicio de tiempo y de recursos además de ser un distractor que impacta directamente en tu desempeño y en el de tus compañeros de trabajo.

Asegúrate de diseñar cada junta de trabajo de manera adecuada como un espacio fijo de coordinación que forma parte de un proceso, y de entender su valor a partir de las entradas que recibe y de las salidas que genera para contribuir al objetivo del mismo. Si no es así, cuestiónate si esa junta debiera existir.

Ninguna junta debe ser improvisada; ninguna junta debería convocarse así porque sí, por cualquier persona sin importar su nivel en la organización y más si no tiene una razón clara, si no participan las personas correctas con el poder de decisión necesario y si no se asegura de que se cuenta en ese momento con la información suficiente para poder tomar la mejor decisión.

La manera de obtener el máximo valor de una junta no está en implementar “los 10 tips para tener juntas efectivas” o cualquier mecanismo similar, está en no tenerla si no hace falta.