Características que debe tener un software de nómina moderno

Dentro de la gestión de una empresa y de los recursos humanos de la misma, la gestión de la nómina suele ser uno de esos “males necesarios” por los que siempre se debe pasar. No obstante, en la actualidad hay soluciones de software de nomina que permiten que más allá de la seguridad y la eficacia en la realización de las tareas comunes; la nómina pase a ser un bien “disfrutable” dentro de las actividades de una gestión de empresa.

Ya no valen las hojas de Excel convencionales ni aquellos programas informáticos tradicionales, que independientemente de cuál fuer; se trataba de soluciones tecnológicas, pero muy ineficientes y para nada atractivas -a juicio de quién sería el encargado de manejar las nóminas de cualquier empresa-.

Actualmente, un buen software de nomina, uno moderno, competitivo y de calidad, apunta hacia características que van más allá de la gestión básica y numérica de una hoja de datos laborales; sino que permite encontrar soluciones que se parecen mucho más a una gestión ágil y que pueden llegar a ser divertidas.

Gestión ágil y hasta divertida con un software de nómina

La primera característica valorable en un software de nómina moderno es su gestión ágil, convirtiéndose por eso, también, en una gestión divertida.

Esto, en contraposición a la gestión de nómina tradicional con hojas de cálculo o programas con interfaces de décadas pasadas; donde ni la diversión ni la agilidad eran cualidades precisamente de ello, más bien todo lo contrario.

Hoy, es posible dar con programas que facilitan la gestión de las nóminas, con integraciones o módulos de acuerdo a las necesidades de la empresa o del empleador.

Con funciones que permiten organizar todo lo referente a las asignaciones laborales y beneficios de cada uno de los implicados en dichas labores; haciendo de la tarea de nómina algo dinámico y refrescante para la vida diaria de una organización.

Cálculos de nóminas al detalle

Ni manualmente, ni con hojas de Excel ni con programas informáticos viejos -que podrían denominarse semiautomáticos por su operativa- se logran cálculos de nóminas al detalle, sino que es cuestión del conocimiento de métodos y fórmulas de la persona encargada.

En cambio, un buen software de nómina moderno permite el cálculo automático de la nómina, al detalle, sabiendo diferenciar los importes a pagar de una nómina mensual, semanal o quincenal -según sea el caso de cada trabajador o de cada contrato-

Al tiempo que también vienen integrados para su funcionamiento con las retenciones fiscales y de Seguridad Social.

Para que las personas encargadas de RRHH se ocupen de mejorar la integración y la productividad de su plantilla, más no de calcular a mano cuánto de dinero toca para cada lado.

Pagos automáticos de nómina

Al hablar de un software de nómina de excelencia hay una característica que resulta crucial, y es la automatización de procesos.

Y así como se hablaba de la automatización del cálculo de muchas retenciones y de pagos netos a cada trabajador.

Los pagos automáticos son también una de las cualidades que un buen software debe tener.

Entendiendo por pagos automáticos o dispersión de nómina al proceso que integran ciertas plataformas para realizar el pago, sin necesidad de que tenga que intervenir manualmente el empleador o el encargado de recursos humanos, en plazos y formas adecuadas, necesitando actualmente de muy pocos datos, ya que la mayoría de los bancos nacionales serán compatibles con registros como la CLABE de un trabajador, tras lo que la realización de las asignaciones monetarias sería una cuestión meramente de trámite.

Gestión de documentación laboral

Si además de la gestión de la nómina se tuviera que identificar a un proceso dentro de la empresa que resulte caótico casi que desde su concepción, la gestión documental sería exactamente ese proceso, y es que tener al día y debidamente organizados todos los documentos de clientes, proveedores, empleados, la empresa como tal y las actividades más importantes para su funcionamiento, no es fácil, pero cuando se logra resulta en una bendición para la productividad y la operativa de la misma.

Aunque no en todos los casos, en programas de gestión de nómina y RRHH como FiscoClic esto sí sucede y la gestión documental forma parte de sus módulos principales.

Con lo que los encargados de Recursos Humanos podrán tener a disposición todos los documentos que necesitan, desde cualquier dispositivo y con sincronización en tiempo real.

Logrando que cada expediente laboral y resumen de incidencias esté completo y al día, maximizando el rendimiento y la productividad de una empresa; o mejor dicho, eliminando el problema común de los documentos perdidos o dispersos entre archivos y carpetas.

Organización e integración empresarial

¿Y si el software de nómina pudiera ser mucho más que eso? Desde luego, en un software de nómina se tienen todos los datos básicos y financieros de todos los miembros de una organización.

Con lo que cualquier módulo o integración que permita mejores comunicaciones y organizaciones de cada una de las actividades de la empresa serán de agradecer.

Y es justamente lo que debe buscarse en un software de gestión de nómina de excelencia, que permita la asignación de actividades, la vista de calendario y los ocupantes de cada tarea dentro del mismo, al tiempo que facilite las comunicaciones desde una plataforma centralizada y común para todos los empleados, reduciendo los tiempos de espera, favoreciendo la colaboración en tiempo real y eliminando muchos de los errores y vicios comunes de las dirigencias burocráticas de empresas que no se han adaptado bien a la modernidad de los negocios actuales.

Competitividad de costes y usabilidad

Finalmente, un software de nómina no debe ser costoso para las funciones o las soluciones que aporta. Aunque con el resumen de características antes descritas, que casualmente forman parte de FiscoClic; uno de los programas más utilizados en este sentido, la competitividad de costes cambia de análisis al referirse, más bien, a la competitividad desde las soluciones, porque el ahorro de tiempo, de dinero.

La reducción de errores y la maximización de la productividad dejan en segundo plano el coste de integración de cada uno de los módulos de un sistema como ese.

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